Técnicas de Productividad: Cómo Superar Tareas Abrumadoras
No todos los métodos de productividad funcionan para todas las personas. Por eso existen tantos, y es importante dedicar tiempo a descubrir cuáles pueden ser útiles para ti, incluso si es necesario alterarlos o adaptarlos un poco. Cuando te enfrentas a una tarea verdaderamente grande o abrumadora, los métodos tradicionales en los que normalmente confías pueden no ser útiles. ¿Por qué no probar una combinación de técnicas para facilitarte el trabajo?
Técnica del “primer bocado”
Primero, probemos la técnica del “primer bocado”. Esto requiere un poco de planificación previa, pero puede ayudarte mucho cuando una tarea se siente desalentadora. Toma un papel (o usa un documento digital) y escribe tu tarea. Digamos que se trata de liderar una reunión trimestral en el trabajo. A continuación, desglosa la tarea en tareas más pequeñas que la componen, como coordinar a los asistentes, establecer una agenda, asegurarte de que la tecnología y el espacio de la reunión estén en orden, y llevar un registro de lo que se dice durante la reunión.
Desde ahí, continúa desglosando todo. Coordinar a los asistentes significa no solo enviar invitaciones, sino determinar quién debe recibir una y mantener un seguimiento de quienes aceptaron y rechazaron, así como también enviar o programar recordatorios para todos. Determinar la agenda implica consultar a los presentadores y empleados sobre lo que están en condiciones de presentar, además de hacer una lista de temas a tratar y asignar el tiempo adecuado a cada uno. Comprobar la tecnología y el espacio de la reunión implica coordinar con TI, alquilar la sala de reuniones, asegurarte de que tu suscripción al espacio de reuniones digital esté al día, y asegurarte de que haya suficientes asientos para todos los asistentes. Mantener un registro de lo que se dice implica designar a un tomador de notas, establecer un sistema de grabación y crear una línea de tiempo y flujo de trabajo para asegurarte de que las actas se distribuyan a las partes necesarias de manera oportuna y eficiente al finalizar la reunión.
Obviamente, cuando asumes la responsabilidad de organizar una reunión, sabes que estas son todas las cosas que deberás hacer, pero si ves la tarea como un gran asunto—”dirigir la reunión”—en lugar de desglosarla conscientemente en deberes más pequeños, es más probable que te sientas abrumado. Esto es válido para todo, desde planear unas vacaciones hasta limpiar la casa. Entrenarte para descomponer las tareas en “bocados” más pequeños, en lugar de lanzarte a trabajar en el producto más grande, no solo te ayudará a mantener todo en marcha, sino que también te motivará: a medida que veas que se completan tareas más pequeñas, te sentirás realizado y preparado para seguir adelante.
Técnica del “Pomodoro inverso”
Desglosar los “bocados” de tu tarea no es suficiente; realmente tienes que completar esos “bocados”. Cuando hay mucho por hacer, puede ser difícil obligarte a hacerlo. Si estuvieras utilizando una técnica de productividad tradicional, como el método Pomodoro, comenzarías trabajando durante 25 minutos seguidos y luego tomarías un descanso de cinco minutos. Sin embargo, eso puede ser desalentador. Francamente, 25 minutos es mucho tiempo cuando estás estresado. En su lugar, prueba el método del “Pomodoro inverso”, que es similar a su homólogo, pero invertido. En lugar de trabajar 25 minutos y tomar un pequeño descanso, trabajas durante cinco minutos y luego tomas un gran descanso. Puede parecer contraproducente ya que trabajar durante cinco minutos y relajarte durante 20 o 25 significa que tendrás mucho tiempo libre, pero es útil si realmente tienes dificultades para entrar en el flujo de trabajo.
Las personas que han probado este método lo alaban porque ayuda a eliminar la ansiedad de trabajar en un gran proyecto; aunque hay mucho tiempo de relajación, se está haciendo trabajo en esos cinco minutos. Eventualmente, una vez que completes algunas tareas, te sentirás mejor acerca del proyecto en general. No te sorprendas si de repente sientes que puedes trabajar durante más de cinco minutos a la vez y poco a poco moverte a un marco Pomodoro más tradicional para finalizar la tarea. Puedes sacar el máximo provecho aquí desglosando primero tu tarea en esos pequeños “bocados”, y luego completando un bocado por cada intervalo de trabajo del Pomodoro inverso. Son cinco minutos para enviar la invitación a la reunión, luego un descanso. Cinco minutos para que TI revise las conexiones tecnológicas en la sala de reuniones, luego un descanso. Cinco minutos para elaborar un cronograma y pasarlo, luego un descanso. No es hacer trampa centrarse en tu tiempo de descanso, especialmente si no estás siendo lo suficientemente productivo cuando intentas trabajar durante 25 minutos seguidos. Es mejor hacer algo que nada, y una vez que comienzas a acumular esos “alguien”, te sentirás motivado para correr hacia la meta.
Fuente y créditos: lifehacker.com
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