Cómo superar la falta de productividad: cinco preguntas clave
Cuando tienes un proyecto para trabajar, pero no puedes comenzar o avanzar significativamente, es fácil sentirte mal por ello, lo que no ayuda a poner en marcha tu mentalidad. Si te sientes estancado, puedes optar por un método de productividad que podría funcionar mejor para ti, pero antes de hacerlo, es una buena idea orientarte planteándote una serie de preguntas sobre lo que esperas lograr. Aquí hay cinco preguntas que debes hacerte la próxima vez que te sientas estancado y sin productividad, para que puedas volver a moverte.
1. ¿Cuándo fue la última vez que fui tan productivo como quería ser?
Todos pasamos por períodos en los que somos menos o más productivos, así que no te sientas mal si estás teniendo una semana difícil. En su lugar, intenta recordar las circunstancias de la última vez que te sentiste realmente productivo. Tal vez fue antes de las vacaciones, cuando un sentido de urgencia te impulsó a hacer todo antes de un descanso; esto se alinea con la ley de Yerkes-Dodson, que postula que trabajas mejor bajo un poco de presión. Cuantos más detalles puedas reunir, más probable será que puedas replicar ese entorno y volver a la acción. Con esto en mente, es útil que, siempre que sientas un nuevo impulso de productividad, anotes lo que funcionó, lo que no y lo que podría haber ido mejor. Así, podrás generar una “revisión post-acción” que podrás consultar la próxima vez que te formulen esta pregunta.
2. ¿Cuál es mi objetivo final?
A veces entras en la rutina de hacer algo porque sabes que tiene que hacerse, pero no piensas en el propósito mayor que se está sirviendo. Las tareas monótonas, como limpiar tu bandeja de entrada o lavar los platos, a menudo caen en esta categoría. En general, es difícil encontrar la motivación para hacer esas cosas aburridas que ocupan tanto tiempo, a menos que pienses en grande. Preguntarte sobre tu objetivo final puede ayudar. El objetivo de limpiar tu bandeja de entrada es ver mensajes importantes y responder a tiempo, pero el objetivo final es que al responder más rápidamente, te volverás mejor en tu trabajo, lo que podría llevarte a ganar más dinero, conseguir un ascenso, o salir de la oficina antes para disfrutar más tiempo con tu familia. Lavarse los platos cumple el objetivo final de mantener la casa en orden, pero eso podría llevar a la mayor meta de tener las cosas limpias antes de que vengan tus amigos, evitando que aparezcan insectos en el fregadero, o tener platos limpios para cuando pruebes una nueva receta mañana. Definir el objetivo más grande detrás de lo que necesitas hacer es una parte clave para priorizar tus tareas y obtener la motivación para realizarlas.
3. ¿Por qué no quiero ponerme a trabajar?
Esta es la pregunta que me hago cada vez que me siento improductivo. La mayoría de las veces, ya conozco mi objetivo final, y sé cuándo y cómo trabajo mejor, así que cuando pospongo una tarea, trato de averiguar por qué y abordar la causa raíz. A veces, tengo miedo de enviar un correo electrónico porque estoy nervioso por la respuesta. Otras veces, no quiero trabajar en un proyecto porque simplemente no me satisface. Obviamente, no puedo controlar cómo responderá alguien a mi correo, pero puedo trabajar para que ese correo sea lo más claro posible y recordarme que la respuesta podría ser positiva, y que no lo sabré hasta que lo envíe. También llevo un registro de las veces en que evito algo porque no me siento satisfecho o interesado en ello. Si eso sucede con frecuencia, sé que es hora de una revisión post-acción y, posiblemente, un cambio total de rumbo. Averiguar por qué estás evitando algo es, en algunos aspectos, más importante que obligarte a concentrarte y hacerlo.
4. ¿Puedo dividir este trabajo en partes más pequeñas?
Otras veces, la razón por la que te cuesta ser productivo es porque la tarea que tienes frente a ti es demasiado grande. Imagina que intentas prepararte para una conferencia de trabajo en otra ciudad, pero sigues posponiéndolo. Esto podría deberse a que “prepararse para la conferencia” abarca demasiado: Reserva tu vuelo, reserva tu hotel, solicita un reembolso a tu empresa, averigua tu transporte al aeropuerto, empaca, planea lo que harás cada día del viaje, coordina responsabilidades con compañeros de trabajo y prepara tu presentación; todas estas son actividades relacionadas pero bastante diferentes. Dividirlas en categorías más pequeñas (manejar el viaje, encargarse de la programación y prepararse para la conferencia propiamente dicha) y luego desglosarlas en tareas individuales puede ayudarte a sentirte menos abrumado. Aquí es donde utilizas un sistema como Kanban o el método del frasco, que pueden ayudarte a priorizar y rastrear el trabajo que necesitas hacer en un día determinado. Trata de no abordar un proyecto en bloque sin desglosarlo en partes manejables, ya que solo te frustrará.
5. ¿Es realmente necesario este trabajo?
Preguntarte si tu trabajo es realmente necesario puede parecer una excusa para no hacer ciertas cosas. Pero siempre habrá tareas que son menos importantes o incluso innecesarias, y eliminarlas te permitirá enfocarte en comenzar en algo que realmente importa. Primero, utiliza una técnica de priorización como la matriz de Eisenhower o el método ABCDE para averiguar cuáles de las cosas que debes hacer son realmente urgentes y cuáles son superfluas. Una vez que hayas averiguado qué es y qué no es necesario de inmediato, invoca el enfoque de 4D, que a menudo se usa para clasificar correos electrónicos pero puede aplicarse a una variedad de usos. Las cuatro D son eliminar, hacer, delegar y aplazar. Elimina (o olvida) cualquier cosa que no necesite hacerse, delega tareas menores a otra persona (como pedirle a tu hijo que limpie la sala de estar o a un compañero de trabajo que asuma parte de un proyecto más grande), aplaza cosas que no son importantes ahora pero lo serán eventualmente, y luego haz las cosas importantes. Si no priorizas todo lo que tienes que hacer, terminarás con una lista de responsabilidades demasiado larga, lo que te abrumará y te llevará a no hacer nada. Pasar un poco de tiempo filtrando para determinar lo que es más urgente te dejará solo con lo necesario, y trabajar a través de esa lista seguramente se sentirá más gratificante.
Fuente y créditos: lifehacker.com
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